Palvelurekisteri kokoaa yhteen organisaation käyttämät palvelut, niiden vastuuhenkilöt, käsiteltävät henkilötietoryhmät, käsittelysopimusten tilan ja datan sijainnin. Se arvioi tietosuojatilan automaattisesti ja nostaa puutteet esiin siinä hetkessä jossa niillä on merkitystä — kun käyttöoikeutta ollaan hyväksymässä.
Kenelle: tietosuojavastaava, tietohallintopäällikkö ja jokainen joka joutuu vastaamaan kysymykseen 'mitä palveluita meillä on käytössä ja millä perusteella'.
Tietosuoja-asetuksen 30 artikla velvoittaa ylläpitämään selostetta käsittelytoimista. Käytännössä se tarkoittaa taulukkoa, joka tehtiin kerran huolella ja jota kukaan ei ole sen jälkeen päivittänyt — koska se ei liity mihinkään päivittäiseen työhön.
Samaan aikaan uusia palveluita otetaan käyttöön tikettijärjestelmän kautta: joku pyytää käyttöoikeutta, esihenkilö hyväksyy, IT toteuttaa. Siinä hetkessä kukaan ei katso onko palvelulle käsittelysopimusta tai missä data sijaitsee, koska tieto on eri järjestelmässä kuin päätös.
Rekisteri joka ei ole kytketty päätöksentekoon on dokumentti. Rekisteri joka on, on kontrolli.
Jokaisesta palvelusta: nimi, toimittaja, käsittelyn tarkoitus, vastuuhenkilö, käsiteltävät henkilötietoryhmät, käsittelysopimuksen tila ja voimassaolo, datan sijainti sekä mahdollinen siirtoperuste EU/ETA:n ulkopuolelle. Yleisimmät M365-työkalut ja Dynasty saa valmiina pohjana.
Puuttuva tai vanhentunut käsittelysopimus, kolmannen maan siirto ilman perustetta, tekemätön siirtovaikutusten arviointi, erityiset henkilötietoryhmät ilman vaikutustenarviointia — kukin näistä nostaa palvelun huomiolistalle automaattisesti. Käsittelysopimuksen vanhenemisesta varoitetaan 60 päivää etukäteen.
Kun käyttöoikeutta tai tilausta pyydetään, tiketille valitaan rekisteröity palvelu. Tikettilistassa näkyy heti varoitusmerkki, jos palvelun tietosuojatiedoissa on puutteita.
Hyväksyntäsivulla — siinä sähköpostilinkissä jota esihenkilö klikkaa — näkyy palvelun tietosuojatila ja konkreettinen lista puutteista. Hyväksyntä on silti mahdollinen: päätös ja sen perustelu ovat ihmisen, mutta tietämättömyyteen ei voi enää vedota.
Palvelurekisteri ei tee tietosuojatyötä puolestanne eikä se ole oikeudellinen arvio. Se kysyy oikeat kysymykset, muistaa vastaukset ja huomauttaa kun jokin on kesken tai vanhentunut. Vaikutustenarvioinnit, sopimusneuvottelut ja riskipäätökset tekevät edelleen ihmiset. Rekisteri ei myöskään löydä palveluita puolestasi — se kertoo vain siitä mitä siihen on kirjattu.
Palvelurekisteri on erikseen hinnoiteltava lisämoduuli — se ei sisälly tikettijärjestelmän vuosihintaan. Hinta määräytyy organisaation kokoluokan mukaan, ei käyttäjämäärän: rekisteriä ylläpitää muutama ihminen, mutta koko organisaatio hyötyy siitä.
Käyttöönotto onnistuu saman päivän aikana: moduuli kytketään päälle ja aloitussalkku ajetaan valmiiksi, jonka jälkeen täydennätte omat palvelunne.
Katso koko hinnasto →Se kattaa 30 artiklan mukaisen selosteen käsittelytoimista siltä osin kuin kyse on käytettävistä palveluista. Rekisteröidyille suunnattu tietosuojaseloste on eri dokumentti, eikä tämä korvaa sitä.
Näkevät, mutta vain lukutilassa. Se on tarkoituksellista: kun rehtori miettii uuden työkalun hankintaa, hänen pitää pystyä tarkistamaan itse onko sellainen jo olemassa. Muokkaus on pääkäyttäjillä.
Tilaus etenee normaalisti. Työkalu ei estä päätöksentekoa — se varmistaa että päätös tehdään tietoisena. Puutteet jäävät näkyviin rekisteriin, joten ne eivät katoa mihinkään.
Tällä hetkellä palvelut kirjataan lomakkeella. Massatuonti ei ole vielä mukana; käytännössä organisaatiolla on kymmeniä eikä satoja palveluita, joten kirjaaminen on kertaluonteinen muutaman tunnin urakka.
Näytän miltä tämä näyttää oikeassa käytössä ja kerron suoraan jos se ei sovi teille.
Pyydä esittely