Hankintavahti on ohjattu esiarviointi, jonka täytät ennen kuin mitään on tilattu. Se kertoo onko vastaava työkalu jo organisaatiossa, minkä hankintamenettelyn arvo edellyttää ja mitä tietosuoja- ja tietoturvaehtoja sopimukseen on saatava — ja tuottaa päätösluonnokset valmiiksi.
Kenelle: yksikönpäällikkö, rehtori, hallintojohtaja tai kuka tahansa joka valmistelee hankintaa ilman hankintajuristin tukea.
Hilma ja kilpailutusjärjestelmät alkavat siitä hetkestä kun hankintapäätös on jo tehty. Tikettijärjestelmä kirjaa tilauksen kun se on jo tilattu. Väliin jää se vaihe, jossa yksikönpäällikkö miettii tarvitseeko hän uuden työkalun — ja jossa virheet oikeasti syntyvät.
Kolme tyypillistä: ostetaan projektinhallintatyökalu vaikka organisaatiolla on jo M365 Planner. Pilkotaan sopimus kolmeksi vuodeksi eikä huomata että kokonaisarvo ylittää kynnysarvon. Allekirjoitetaan sopimus ilman käsittelysopimusta, ja asia huomataan vasta kun tietosuojavastaava kysyy.
Kaikki kolme ovat estettävissä kymmenessä minuutissa — jos joku kysyy oikeat kysymykset oikeaan aikaan.
Valitset käyttötarkoituksen, ja järjestelmä vertaa sitä organisaation omaan ohjelmistosalkkuun. Jos vastaava työkalu löytyy, se näytetään sinulle — ja jos hankinta silti tehdään, perustelu on pakollinen ja liitetään päätökseen. Näin varjo-IT ei synny vahingossa vaan tietoisesti ja perustellusti.
Syötät arvioidun kokonaisarvon koko sopimuskaudelta optioineen, alv 0 %. Järjestelmä kertoo onko kyseessä suorahankinta, pienhankinta vai kansallisen kynnysarvon ylittävä kilpailutus. Kynnysarvot ovat organisaatiokohtaisia — oma hankintaohjeenne voi olla kansallista tiukempi.
Haarautuva kysymyssarja tietosuojasta ja tietoturvasta: käsitelläänkö henkilötietoja, onko joukossa erityisiä ryhmiä, missä data sijaitsee, onko palvelu kriittinen toiminnan jatkuvuudelle, tukeeko se organisaation kirjautumista. Vastauksista johdetaan konkreettinen vaatimuslista lakiviittauksineen.
Lopputuloksena viranhaltijapäätösluonnos, hankintamuistio ja tietoturva- ja tietosuojaliite — sekä Word- että PDF-muodossa. Täydennät päätöspäivän ja diaarinumeron ja viet tiedoston asianhallintaanne. Perustelut, lakiviittaukset ja tarjousvertailun rungot ovat valmiina.
Hankintavahti ei ole oikeudellinen neuvo eikä se korvaa hankintajuristia. Se ei myöskään estä mitään: jos arvioinnissa tulee esiin puutteita, ne näytetään — mutta päätöksen tekee ihminen, ja perusteltu poikkeama on normaali osa hankintaa. Työkalu jonka voi kiertää vain lopettamalla sen käytön ei paranna mitään. Sama varauma on jokaisessa tuotetussa asiakirjassa.
Kiinteä vuosihinta organisaation koon mukaan, 500–1 000 €/v, sekä 200 € käyttöönottomaksu. Ei käyttäjäkohtaisia maksuja — hankintoja valmistellaan satunnaisesti, ja käytön rajoittaminen lisenssien määrällä olisi vastoin koko työkalun tarkoitusta.
Hinta alittaa useimmissa organisaatioissa viranhaltijan oman ostovaltuuden, joten käyttöönotto ei itsessään vaadi kilpailutusta. Saat myös 14 päivän kokeilun ilman sitoumusta.
Katso koko hinnasto →Kyllä. Se on itsenäinen tuote omalla osoitteellaan, ja stand-alone-asiakas näkee vain Hankintavahdin — ei tikettijärjestelmää lainkaan. Jos käytätte jo IT-Elmeriä, moduuli kytketään olemassa olevaan ympäristöönne eikä uutta kirjautumista tarvita.
Ohjelmistosalkku on osa palvelurekisteriä, joka täytetään käyttöönoton yhteydessä. Yleisimmät M365-työkalut ja Dynasty tulevat valmiina pohjana, joten kaikkea ei tarvitse syöttää nollasta.
Microsoft 365 -tunnuksilla (Entra ID) tai sähköpostilla ja salasanalla. Arvioinnin saa tehdä kuka tahansa kirjautunut käyttäjä — hankintaa valmisteleva ihminen on tämän työkalun käyttäjä, ei tietohallinto.
Palvelimilla Helsingissä. Arvioinnit, perustelut ja asiakirjat eivät poistu EU/ETA-alueelta.
Ei tässä vaiheessa. Saat arkistokelpoisen tiedoston, jonka valmistelija vie itse Dynastyyn tai CaseM:ään. Suora integraatio on harkinnassa, mutta se ei ole edellytys hyödylle.
Näytän miltä tämä näyttää oikeassa käytössä ja kerron suoraan jos se ei sovi teille.
Pyydä esittely